Utredning

En fråga vi ofta får är vad skillnaden är mellan mobbning och kränkning. Vid kränkningar behöver handlingen inte vara upprepad. En gång räcker. Det behöver heller inte finnas ett ont uppsåt bakom en kränkning, såsom det gör vid mobbning. Både kränkning och mobbing faller in under begreppet kränkande särbehandling.

Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2015:4 (Föreskrifter och allmänna råd om organisatorisk och social arbetsmiljö), har arbetsgivaren ansvaret för att arbetsmiljön är sund, säker och att kränkande särbehandling/mobbning förebyggs. Om kränkande särbehandling tros förekomma ska arbetsgivaren utreda det, få stopp på den kränkande särbehandlingen och erbjuda stöd och hjälp till de som har blivit utsatta. En utredning bör göras av en oberoende part. Utredningen kan föregås av en anmälan till, till exempel facket eller skyddsombud. Men det kan också uppdagas problem i en arbetsgrupp där en utredning kan vara en lämplig väg att gå utan att en anmälan har gjorts, i bästa fall innan situationen har blivit alltför allvarlig.

Ibland förekommer regelrätt mobbning mellan vuxna människor. Ibland är det andra faktorer som spelar in som gör att någon uppfattar sig vara mobbad eller negativt särbehandlad.

Det är av vikt, främst i förebyggande syfte och i de åtgärder som sätts in efter en utredning, att inse att ansvaret för kränkande särbehandling på arbetsplatsen ligger hos arbetsgivaren. Vi får inte tro att det handlar om individer, utan i vissa arbetsmiljöer uppstår återkommande tendenser till mobbning och kränkningar. Det är alltid en lednings- och arbetsmiljöfråga som handlar om hur organisationen leds och fungerar.

Vi ser att utredningar kan avropas mitt i, eller efter, en större förändring i en arbetsgrupp. Det kan vara en ny chef som har tillträtt, gruppen har genomgått en omorganisation eller liknande. I en förändringscykel finns en fas som en grupp behöver ta sig igenom. Fasen kan präglas av opposition, ifrågasättande och missnöje och behövs för att få fram beslutsunderlag för vägen framåt. Vi behöver ifrågasätta nya beslut och ställningstagande så att vi inte missar eventuella risker. Men när beslut om förändringens riktning är tagen, så behöver alla släppa kritiken och acceptera beslutet och tillsammans arbeta mot det nya med eventuellt nya förutsättningar. Här ser vi att medarbetare ibland stannar kvar i opposition och inte kan ta till sig det slutgiltiga beslutet.

Ibland finns en otydlighet i uppdraget mellan medarbetare och chef. Vår erfarenhet är att om det finns otydlighet i yrkesrollerna hos endera parten så kan misstro frodas. Vilket ansvar åligger mig som medarbetare? Vilket är mitt uppdrag och har jag mitt mandat klart för mig? Var finns min lojalitet? Att som chef kunna förmedla målet med verksamheten och att samtliga har tagit detta till sig och gjort det till sitt i det vardagliga arbetet är avgörande för att inte missförstånd ska uppkomma.

Arbetsgrupper går igenom olika livscykler, där alla grupper går igenom en fas av motstånd mot ledaren, positionering och maktfördelning. Är det här gruppen befinner sig och inte kommer vidare? Ofta ser vi hur det är här gruppen befinner sig när en utredning avropas. Man har fastnat i krigshistorier eller hur det var bättre för. Man har inte rollfördelningen klar för sig och tolkar varandras beteende, ofta ofördelaktigt för yrkesrelationerna, istället för att hålla sig till fakta och närvara i det som sägs. Vi lyckas inte omsätta tidigare händelser till erfarenheter för att i nuet kunna hålla oss till vår uppgift och göra planer för att nå våra mål. Just här lägger vi, som utredare, ofta våra insatser efter en genomförd utredning för att få arbetsgruppen ”på banan” igen.

Arbetsgivaren skall klargöra att kränkande särbehandling inte kan accepteras i verksamheten (AFS 2015:4, 13§). I det dagliga arbetet blir det en ledarskapsfråga, där chefen föregår med gott exempel och att strukturer finns för ömsesidig feedback mellan kollegor och mellan chef och medarbetare. Arbetsgivaren kan:

• Utforma en tydlig arbetsmiljöpolicy
• Skapa normer som uppmuntrar ett respekterande och stödjande klimat
• Vara en god förebild
• Uppmuntra tydlig och öppen kommunikation
• Vara uppmärksam på konflikter, arbetsbelastning, arbetsfördelning, förutsättningar för samarbete och konsekvenser av förändringar

Vi på BrolinWestrell arbetar med chefsvägledning och med arbetsgrupper för att tydliggöra yrkesrollerna och dess medföljande ansvar, uppdrag, mandat och lojalitet. Ligger det på plats så minimeras risken att konflikter av det här slaget uppkommer.

Enligt 14§, AFS 2015:4 ska det finnas rutiner för hur kränkande särbehandling hanteras. Där ska det framgå vem som tar emot en anmälan om det förekommer, vad som händer med informationen, vad mottagaren ska göra och hur de som är utsatta snabbt kan få hjälp.

Att utreda eller kartlägga en situation där någon upplever till exempel kränkande särbehandling innebär enligt vår modell en process i tre steg. Ledstjärnan är här att ta situationen på allvar, men att inte vidta mer omfattande åtgärder än nödvändigt. De tre stegen kan översiktligt beskrivas såhär:

1. Det första steget innebär att gå igenom hur arbetsgivaren försökt hantera situationen hittills. Om arbetsgivarens åtgärder inte bedöms som tillräckliga för att förstå, hantera och undvika att problemen uppstår igen, går man vidare till steg 2.
2. Steg två innebär att vi som oberoende part genomför en förutredning, där vi begränsar intervjuerna till de berörda parterna i syfte att hjälpa arbetsgivaren att hantera situationen. Förutredningen kan, om informationen vi får fram i intervjuerna av något skäl är ofullständig, motsägelsefull eller svårtolkad, resultera i att vi föreslår en utredning/kartläggning enligt steg 3.
3. Steg tre innebär att vi gör en fullskalig oberoende utredning eller kartläggning. Här intervjuar vi fler personer och kan då också belysa det sammanhang där eventuella problem har uppstått.

Om bedömningen görs att situationen behöver utredas bör den göras av en opartisk aktör som har tillräcklig kompetens och som har de berördas förtroende.

En utredning gjord av BrolinWestrell går till på följande sätt:

1. Oberoende utredning från BrolinWestrell avropas
2. Uppdragsgivare definieras
3. Individuella intervjuer med samtliga inklusive närmaste chef/chefer
4. I förekommande fall erbjuds utpekade personer replikrätt.
5. Rapport skrivs efter analys av insamlat material
6. Rapport överlämnas till uppdragsgivaren
7. Uppdragsgivaren informerar chefer och den anmälande om resultatet (facket kan närvara)
8. Muntlig presentation av rapporten av BrolinWestrell för hela arbetsgruppen (inkl facket)
9. Genomförande av åtgärdsförslag (avropas av uppdragsgivaren)

Det är den organisatoriska och sociala arbetsmiljön som ska belysas, därmed blir frågorna centrerade kring följande områden (fritt utifrån AFS 2015:4):

• Upplevelse av nuläge och beskrivning av det utredningen fokuserar på.
• Belysning av den organisatoriska arbetsmiljön; t ex ledarskap, kommunikation, delaktighet, fördelning av arbete, arbetsbelastning, yrkesroll, förändringar över tid.
• Belysning av social arbetsmiljö; socialt samspel, samarbete, stöd.
• Beskrivning av tidslinje; historia, nutid, syn på framtiden.

Det bör i förväg vara klart hur utredningen ska återkopplas. Vi skriver alltid en rapport som även inkluderar förslag på åtgärder. Rapporten ägs av uppdragsgivaren, som i sin tur väljer vem som får läsa den skriftliga rapporten. Vi vill alltid återkoppla resultatet av vår utredning till gruppen, men innan detta sker informeras uppdragsgivaren samt berörda enskilda parter, det vill säga den anmälande och den anmälda.